Zarządzenie Nr 45/24 Starosty Świeckiego z dnia14 maja 2024 r. w sprawie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r. poz.107),  art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm. [1]) oraz § 63 Zarządzenia Nr 38/24 Starosty Świeckiego z dnia 14 maja 2024 r. w sprawie przyjęcia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Starostwie Powiatowym w Świeciu zarządzam, co następuje:

§ 1.1. Dokonanie wydatku ze środków Powiatu Świeckiego w formie dotacji wymaga istnienia podstawy prawnej.

2. Udzielanie dotacji odbywa się w szczególności na podstawie ustaw: o finansach publicznych, o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Prawo ochrony środowiska, Prawo wodne oraz innych przepisów, które zezwalają na udzielenie dotacji.

§ 2.1. Udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy dotacji zgodnie z wzorem ustalonym w załączniku nr 1 lub 2 do niniejszego zarządzenia.

2.Udzielanie i rozliczanie dotacji przyznanych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571) następuje na zasadach i w trybie określonym w ww. ustawie oraz zgodnie z wzorami dokumentów ustalonymi w rozporządzeniach wydanych przez Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego.

§ 3.1. Umowa o udzielenie dotacji powinna zawierać w szczególności:

1) datę zawarcia umowy, oznaczenie stron umowy, nazwę zadania;

2) wysokość udzielonej dotacji, termin i sposób jej przekazania;

3) cel i opis zakresu rzeczowego oraz miejsce realizacji zadania;

4) numer rachunku bankowego dotowanego, na który będzie przekazana dotacja;

5) informację dotyczącą ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania, jeżeli dotujący uzna, że podmiot dotowany jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków z dotacji oraz wydatków dokonywanych z dotacji;

6) informację o innych źródłach finansowania zadania, w tym o wkładzie osobowym, jeśli występuje;

7) informacje dotyczące sposobu rozliczenia dotacji przez dotowanego, w tym o:

a) obowiązku sporządzenia sprawozdania,

b) konieczności załączenia do sprawozdania dokumentów księgowych (kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) potwierdzających dokonanie wydatków,

c) wskazaniu właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Świeciu odpowiedzialnej za obliczenie i rozliczenie dotacji,

d) prawie kontroli zadania przez dotującego w trakcie realizacji, na etapie rozliczenia oraz po zakończeniu zadania, w tym prawie żądania dodatkowych dokumentów, wyjaśnień, uzupełnień,

e) przekazaniu dotowanemu informacji o uznaniu bądź odmowie uznania umowy za wykonaną.

2. Projekt umowy powinien zostać sprawdzony pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz opatrzony (u dołu ostatniej strony lub na jej odwrocie) podpisem pracownika, który przygotował projekt umowy oraz jego kierownika.

§ 4. Zawarcie umowy o udzielenie dotacji poprzedza stosowna uchwała Zarządu Powiatu Świeckiego.

§ 5. Pracownicy właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Świeciu, zwanego dalej Starostwem, kopię umowy przekazują do Wydziału Finansowego.

§ 6. Właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Starostwa prowadzą rejestr udzielonych dotacji, który winien zawierać w szczególności:

1) dane podmiotu dotowanego;

2) wysokość udzielonej dotacji i ewentualnie źródło pochodzenia, gdy nie są to środki własne powiatu (np. dotacja od Wojewody);

3)osobę odpowiedzialną za przygotowanie i rozliczenie umowy pod względem merytorycznym;

4) osobę odpowiedzialną za rozliczenie umowy pod względem formalnym i rachunkowym;

5) określenie miejsca przechowywania oryginału umowy;

6) wskazanie pracownika Wydziału Finansowego, któremu przekazano kopię umowy.

§ 7. 1. Dotacje udzielone ze środków publicznych w ramach budżetu Powiatu podlegają rozliczeniu.

2. Za prawidłowe i terminowe rozliczenie dotacji odpowiadają kierownicy właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa.

3. Rozliczenie dotacji polega na kontroli własnej dokumentacji w sprawie udzielenia dotacji w powiązaniu z dokumentacją rozliczeniową złożoną przez dotowanego.

§ 8.1. Do obowiązków pracownika właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Starostwa rozliczającego dotacje należy kontrola i ustalenie w szczególności:

1) poprawności merytorycznej oraz formalnej i rachunkowej przedłożonego sprawozdania wraz z załącznikami, w tym w zakresie wykorzystania dotacji zgodnie z przeznaczeniem, wykonania zadania zgodnie z umową, realizacji celu umowy i jej założeń, osiągnięcia założonych rezultatów;

2) terminów wykorzystania dotacji;

3) prawidłowości udokumentowania wydatków;

4) zachowania terminów złożenia sprawozdania i kompletności wymaganych załączników;

5) zatwierdzenie w terminie przedłożonego sprawozdania, tj. uznania dotacji za rozliczoną bądź nierozliczoną (w całości lub w części).

2. W przypadku odmowy uznania prawidłowości przedłożonego przez dotującego rozliczenia dotacji,  pracownik właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Starostwa rozliczający dotację ustala kwotę przypadającą do zwrotu wraz z należnymi odsetkami.

3. Pismo o kwocie dotacji do zwrotu wraz z należnymi odsetkami lub pismo zawierające informację o prawidłowym rozliczeniu dotacji zatwierdzają kierownicy właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa.

4. Pisma, określone w  ust. 3, sporządza się w trzech egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz pozostaje we właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Starostwa, drugi egzemplarz przekazuje się do Wydziału Finansowego, trzeci egzemplarz otrzymuje podmiot dotowany.

§ 9.1. Dokumentem potwierdzającym rozliczenie dotacji udzielonej przez Powiat Świecki  jest Informacja o rozliczeniu dotacji przekazanej z budżetu Powiatu Świeckiego sporządzona na wzorze stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

2. Na dokumencie, o którym mowa w ust. 1, adnotacje umieszcza właściwa merytorycznie komórka organizacyjna Starostwa oraz Wydział Finansowy.

§ 10. Informacje o rozliczeniu dotacji przekazanych z budżetu Powiatu Świeckiego, określone w § 9, zatwierdza Główny Księgowy oraz Starosta lub upoważniona osoba w imieniu Starosty.

§ 11. Zatwierdzone informacje o rozliczeniu dotacji przekazanej z budżetu Powiatu Świeckiego stanowią podstawę do ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych.

§ 12.1. W przypadku braku zwrotu dotacji przez dotowanego w terminie wynikającym z przepisów ustawy o finansach publicznych Wydział Finansowy wzywa dotowanego do zwrotu niewykorzystanej, pobranej w nadmiernej wysokości itp. kwoty dotacji wraz z odsetkami.

2. O każdym przypadku braku zwrotu dotacji, pomimo wezwania, Wydział Finansowy informuje kierownika właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Starostwa w celu podjęcia czynności zmierzających do wydania decyzji administracyjnej określającej kwotę i termin zwrotu dotacji wraz z należnymi odsetkami lub przekazania sprawy na drogę postępowania sądowego.

§13.1. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Starostwa  do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia oraz jego przestrzegania.

2. Potwierdzenie zapoznania się z zarządzeniem następuje poprzez złożenie oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

§ 14. Zobowiązuję dyrektorów jednostek organizacyjnych Powiatu Świeckiego, które udzielają dotacji, do opracowania zarządzeń w sprawie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego z uwzględnieniem specyfiki podległej jednostki organizacyjnej.

§ 15. Traci moc zarządzenie Nr 46/21 Starosty Świeckiego z dnia 20 sierpnia 2021r. w sprawie zasad udzielania i rozliczania dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Paweł Knapik