Zarządzenie Nr 77/23 Starosty Świeckiego z dnia 02 października 2023 roku w sprawie wprowadzenia zasad przeprowadzania oceny stanu kontroli zarządczej

Na podstawie art. 69 ust.1  pkt.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U.2023.1270 ze zm.)[1], art.34 ust.1 i art.35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz.U.2022.1526 ze zm.[2]).

zarządzam

co następuje:

§ 1

Wprowadzam zasady przeprowadzania oceny stanu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Świeciu i w jednostce samorządu.

§ 2

1. Użyte w niniejszej procedurze pojęcia mają następujące znaczenie:

1) Kontrola zarządcza – ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, stwarza podstawy do sprawnego zarządzania jednostką, dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości i inne uchybienia;

2) System  kontroli zarządczej – to wewnętrzne mechanizmy kontrolne w postaci uporządkowanego zbioru procedur, instrukcji, regulaminów oraz innych aktów wewnętrznych, które służą zapewnieniu realizacji celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy ;

3) Procedura zarzadzania ryzykiem - Zarządzenia Nr 40/19 Starosty Świeckiego z dnia 5 listopada 2019 r. w sprawie procedury zarzadzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Świeciu ze zmianami;

4) Procedura samooceny - Zarządzenia Nr 66/19 Starosty Świeckiego z dnia 17 grudnia 2019 r. w sprawie przeprowadzenia samooceny systemu kontroli w Starostwie Powiatowym w Świeciu ze zmianami;

5) Standardy kontroli zarządczej  - standardy zawarte w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych  (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84);

6) Zespół zadaniowy ds. kontroli zarządczej – zespół powołany Zarządzeniem Nr 6/19 Starosty Świeckiego z dnia 12 lutego 2019 roku  w sprawie powołania zespołu zadaniowego ds. kontroli zarządczej ze zmianami;

7) Koordynator - Główny Specjalista ds. kontroli wewnętrznej i zewnętrznej;

8) Jednostki organizacyjne – jednostki organizacyjne i Powiatowa Biblioteka Publiczna;

9) Komórki organizacyjne wydziały Starostwa Powiatowego w Świeciu i Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności;

10) Starostwo – Starostwo Powiatowe w Świeciu;

11) Jednostka samorządu – Powiat;

12) Starosta – Starosta Świecki.

Zasady ogólne

§3

1. Kontrola zarządcza jest procesem ciągłym i wykonywana jest w oparciu o następujące elementy:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

2. Standardy kontroli zarządczej określają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych i są wyznacznikiem sposobu organizacji i zarzadzania jednostką sektora finansów publicznych.
3. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Starosty i kierowników jednostek.
4. Oceny stanu kontroli zarządczej na pierwszym poziomie dokonuje  raz w roku każdy kierownik jednostki organizacyjnej, który samodzielnie wdraża stosowny system.
5. Oceny stanu kontroli zarządczej w Starostwie i na drugim poziomie czyli na poziomie jednostki samorządu dokonuje  raz w roku Starosta.
6. Oceny stanu kontroli zarządczej dokonuje się wg standardów kontroli zarządczej.
7. W celu realizacji zadań ds. kontroli zarządczej został powołany zespół zadaniowy ds. kontroli zarządczej.
8. Zadania związane z koordynacją procesu oceny stanu kontroli zarządczej   w Starostwie i jednostce samorządu  wykonuje  koordynator.
9. W ramach oceny stanu kontroli zarządczej Starosta może zobowiązać kierowników komórek organizacyjnych i kierowników jednostek organizacyjnych do przekazania danych na ustalonym wzorze lub w formie oświadczenia.

Dokumenty

§4

1. W ramach oceny stanu kontroli zarządczej kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa składają Staroście w szczególności:

1) rejestr najważniejszych celów i zadań oraz rejestr ryzyka dla komórki organizacyjnej na dany rok;

2) sprawozdanie z realizacji celów i zadań  oraz ryzyka dla komórki organizacyjnej za poprzedni rok;

3) sprawozdanie z realizacji celów i zadań  oraz ryzyka na poziomie strategicznym za poprzedni rok;

4) sprawozdanie z wyznaczonych do realizacji zadań wynikających z oceny stanu kontroli zarządczej;

5) plan kontroli wewnętrznej ( funkcjonalnej) dla danej komórki organizacyjnej oraz sprawozdanie z realizacji planu za poprzedni rok;

6) informację o wynikach kontroli  zewnętrznych;

7) odpowiedzi na pytania przygotowane w oparciu o elementy, o których mowa w ust.4;

8) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wg wzoru, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Inspektor Ochrony Danych/Koordynator Dostępności samodzielnie przygotowuje ocenę stanu kontroli zarządczej w zakresie ochrony danych i dostępności za każdy rok i przedstawi do zatwierdzenia Staroście. Dokumentację w tym zakresie gromadzi na swoim stanowisku pracy.
3. Inspektor Ochrony Danych/Koordynator Dostępności przygotuje ocenę stanu kontroli zarządczej mając na uwadze wypełnienie w szczególności postanowień art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych i uwzględni zapisy procedury zarzadzania ryzykiem i procedury samooceny.
4. Inspektor Ochrony Danych/Koordynator Dostępności składa do koordynatora oświadczenie o stanie kontroli zarządczej  wg wzoru, który stanowi załącznik nr 2  do niniejszego zarządzenia.
5. W ramach oceny stanu kontroli zarządczej kierownicy jednostek organizacyjnych   składają Staroście w szczególności:

1) rejestr najważniejszych celów i zadań oraz rejestr ryzyka na dany rok;

2) sprawozdanie z realizacji celów i zadań  oraz ryzyka  za poprzedni rok;

3) sprawozdanie z realizacji celów i zadań  oraz ryzyka na poziomie strategicznym za poprzedni rok;

4) sprawozdanie z wyznaczonych do realizacji zadań wynikających z oceny stanu kontroli zarządczej;

5) plan kontroli wewnętrznej oraz sprawozdanie z realizacji planu za poprzedni rok;

6) informację o wynikach kontroli  zewnętrznych;

7) informację o wynikach przeprowadzonej samooceny kontroli zarządczej;

8) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wg wzoru, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

6. Kierownicy jednostek organizacyjnych  wyznaczają cele i zadania oraz ryzyka i przygotowują sprawozdawczość na zasadach, o których mowa w procedurze zarządzania ryzykiem.
7. Podmioty zobowiązane, o których mowa w niniejszym zarządzeniu składają do końca stycznia do koordynatora dokumentację wymieniona w niniejszym zarządzeniu.
8. Koordynator ma prawo wystąpić o złożenie wyjaśnień do przekazanej dokumentacji, przekazać uwagi do złożonej dokumentacji lub wystąpić o inne informacje i dokumenty w procesie oceny stanu kontroli zarządczej.
9. Koordynator na podstawie złożonej dokumentacji , o której mowa w niniejszym zarządzeniu i wyników samooceny kontroli zarządczej przygotowuje projekt raportu w sprawie oceny stanu kontroli zarządczej na I i II poziomie wg standardów kontroli zarządczej oraz zadania do realizacji na kolejny rok.
10. Koordynator przekazuje projekt raportu zespołowi ds. kontroli zarządczej w celu dokonania analizy zawartych tam danych w tym w szczególności: interpretacji zaprezentowanych danych, wniesienia zmian, modyfikacji,  uwag, wprowadzenia nowych zadań, pozyskania dodatkowej dokumentacji. Uzgodnioną przez zespół treść raportu i zadań, koordynator przekazuje do zatwierdzenia Staroście.
11. Zespół wykonuje swoje czynności w drodze komunikacji pisemnej głównie mail  lub pracy na zwołanych posiedzeniach.
12. Zatwierdzenie raportu jest podstawą do wydania przez Starostę Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. Złożenie oświadczenia następuje nie później niż do końca kwietnia za poprzedni rok.

§ 5

Wykonanie zarządzenia powierza się zespołowi zadaniowemu ds. kontroli zarządczej oraz koordynatorowi.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Barbara Studzińska

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 68 i 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych  ( Dz. U. z 2022 r. poz.1526 ze zm.) kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:  zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego i kierownika jednostki. Wdrożone zasady zarządzania jednostką sektora finansów publicznych stanowią system kontroli zarządczej, który należy raz w roku ocenić w celu wprowadzenia koniecznych zmian.  Zgodnie z art.34 ust.1 i art.35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym  Starosta organizuje pracę zarządu powiatu i starostwa powiatowego, kieruje bieżącymi sprawami powiatu oraz reprezentuje powiat na zewnątrz. Starosta jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu oraz zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży.

Wobec powyższego podejmuje się niniejsze zarządzenie.

Starosta

Barbara Studzińska