Zarządzenie Nr 41/24 Starosty Świeckiego z dnia 14 maja 2024 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu

Na podstawie art. 40 ust. 1, art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm. [1]) art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.[2]) zarządzam, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.

§ 2.1. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze.

3. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 3.1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze w stosunku do, których wskazana jest wzmożona kontrola.

2. W Starostwie Powiatowym w Świeciu do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

1) arkusze spisu z natury - ewidencję prowadzi główny księgowy,    

2) karty drogowe – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego,

3) prawo jazdy – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

4) dowód rejestracyjny - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

5) świadectwo kwalifikacji - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

6) pozwolenie czasowe - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

7) karta pojazdu - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji,

8) znaki legalizacji na tablice rejestracyjne - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

9) nalepka kontrolna na tablice rejestracyjne - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg,

10) tablice rejestracyjne- ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg.

§ 4.1.  Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami  ścisłego zarachowania.

2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

1) przyjęciu ponumerowanych druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania.

§ 5.1.  Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są pracownicy prowadzący ich ewidencję.

2.  Sekretarz Powiatu jako osoba odpowiedzialna za  prawidłową gospodarkę majątkiem trwałym powiatu jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

Rozdział 2

Postanowienia szczegółowe

§ 6.1. Arkusze spisu z natury, które wypełniane są ręcznie, również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, główny księgowy nadaje kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.

2. Arkusze spisu z natury składników majątkowych o wartości od 1.000,00 zł, wygenerowane w systemie komputerowym „Wyposażenie” posiadają numery nadane przez system komputerowy, które są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Finansowym.

§ 7.1. Karty drogowe ponumerowane są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Organizacyjnym.

2.  Zapotrzebowanie na druki kart drogowych składa się w drukarni.

§ 8. Druki wymienione w § 3 ust.2 pkt 3 – 10 są ewidencjonowane w księgach druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i Dróg.

§ 9. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.

§ 10. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb (duża ilość druków) dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia .

§ 11. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ..... stron, słownie....., kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Starosty Powiatu.

§ 12. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

1) dla przychodu –  przyjęcie i ocechowanie druków na podstawie faktur zakupu,

ewentualnie dowodu przyjęcia;

2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby pobierającej druki.

§ 13.1.  Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.

2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.

§ 14.1. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać  i wpisać prawidłowy.

2. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis datę dokonania tej czynności (art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

§ 15. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły likwidacji oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania, zapotrzebowania itp. należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

§ 16.1. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji, „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.

2. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

§ 17.1.  Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.

2. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania.

3. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków  oraz wymienić ich liczbę.

§ 18. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym.

§ 19. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków.

§ 20. W przypadku  stwierdzenia zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

1) sporządzić protokół zaginięcia,

2) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

 § 21. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości

egzemplarzy w każdym komplecie druków,

2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria,

3) datę zaginięcia druków,

4) okoliczności zaginięcia druków,

5) miejsce zaginięcia druków,

6) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.

§ 22. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien  być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

§ 23.1. Druki, które utraciły swoją aktualność, druki uszkodzone, błędnie wypisane podlegają  likwidacji.

2. Kierownik wydziału merytorycznego zwraca się do Starosty z wnioskiem o powołanie, w zaproponowanym przez siebie składzie, komisji kwalifikującej druki ścisłego zarachowania do likwidacji. W skład komisji wchodzą trzy osoby. W skład komisji nie może wchodzić osoba odpowiedzialna za ewidencję druków. Zadaniem komisji jest dokonanie przeglądu druków ścisłego zarachowania przeznaczonych do likwidacji i sporządzenie ich spisu, który powinien uwzględniać: liczbę porządkową, symbol druku, nazwę druku, ilość przeznaczonych do likwidacji egzemplarzy oraz powód likwidacji. Wszyscy członkowie komisji podpisują protokół. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Po zatwierdzeniu protokołu przez Starostę, druki zakwalifikowane do likwidacji są przez komisję likwidacyjną fizycznie uszkadzane w sposób uniemożliwiający ich dalsze wykorzystanie. Fizycznej likwidacji dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i spalenie lub przekazanie na makulaturę.

4. Oryginał protokołu jest przekazywany do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Rozdział 3

Postanowienia końcowe

§ 24.1. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z niniejszą instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.

1. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 25.  Traci moc Zarządzenie Starosty Świeckiego Nr 40/21 z dnia 30 czerwca 2021 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu.

§ 26.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Paweł Knapik