Zarządzenie Nr 45/20 Starosty Świeckiego z dnia 18 sierpnia 2020 roku w sprawie wprowadzenia procedury udzielania i odwoływania upoważnień i pełnomocnictw przez Starostę Świeckiego oraz trybu ich rejestrowania

w sprawie wprowadzenia procedury udzielania i odwoływania upoważnień i pełnomocnictw przez Starostę Świeckiego oraz trybu ich rejestrowania

Na podstawie art.34 ust.1 i art.35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym ( Dz.U. z 2020 r. poz. 920 ) zarządzam, co następuje:

§1. Niniejsze zarządzenie określa tryb oraz zasady udzielania i odwoływania upoważnień/pełnomocnictw udzielanych przez Starostę Świeckiego:
1) Wicestaroście, etatowemu członkowi zarządu, Skarbnikowi, Sekretarzowi;
2) kierownikom i pracownikom komórek organizacyjnych Starostwa;
3) dyrektorom i pracownikom powiatowych jednostek organizacyjnych;
4) innym osobom nie będącym pracownikami Starostwa lub powiatowych jednostek organizacyjnych.

§2. Starosta może udzielać upoważnień/pełnomocnictw:
1) na czas nieokreślony;
2) na czas określony;
3) na czas pełnienia funkcji lub zajmowania stanowiska;
4) na czas realizacji zadania lub czynności wynikającej z zakresu upoważnienia lub pełnomocnictwa.

§3.1. Jeśli z zakresu obowiązków dyrektora powiatowej jednostki organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej Starostwa wynika potrzeba udzielenia pełnomocnictwa/upoważnienia, Sekretarz Powiatu niezwłocznie po objęciu stanowiska przez ww. osobę opracowuje projekt upoważnienia/pełnomocnictwa oraz przygotowuje wniosek o jego udzielenie.
2. W przypadku potrzeby udzielenia upoważnienia/pełnomocnictwa innym osobom, niż wymienione w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej Starostwa lub dyrektor powiatowej jednostki organizacyjnej właściwej merytorycznie w danej sprawie opracowuje projekt upoważnienia/pełnomocnictwa oraz przygotowuje wniosek o jego udzielenie.
3. Starosta, Wicestarosta, etatowy członek zarządu, Sekretarz, Skarbnik mają prawo z własnej inicjatywy wystąpić o udzielenie upoważnienia/pełnomocnictwa. W takim przypadku przepisy niniejszej procedury stosuje się odpowiednio.
3. Wzór wniosku, o którym mowa w ust.1, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. Projekt upoważnienia/pełnomocnictwa powinien zawierać:
1) znak sprawy OR.077. …  .dany rok kalendarzowy;
2) podstawę prawną jego wydania;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, której upoważnienie lub pełnomocnictwo ma być udzielone;
4) zakres umocowania;
5) termin obowiązywania.
5. Podawanie podstawy prawnej nie jest wymagane w przypadku pełnomocnictw udzielanych radcom prawnym w związku z pełnieniem przez nich zastępstwa procesowego.
6. Projekt upoważnienia/ pełnomocnictwa przed złożeniem wniosku należy uzgodnić pod względem merytorycznym z Sekretarzem oraz formalno-prawnym z radcą prawnym.
7. Wniosek wraz z projektem upoważnienia/pełnomocnictwa składa się w Wydziale Organizacyjnym, który przekazuje dokumenty do akceptacji Staroście.
8. Upoważnienia/pełnomocnictwa są wpisywane do rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Starostę Świeckiego.
9. Upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielane są formie pisemnej chyba, że przepisy prawa wymagają formy szczególnej.
10.W przypadku upoważnień /pełnomocnictw udzielonych:

   1) pracownikom Starostwa i jednostek organizacyjnych sporządza się je w 3 egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz otrzymuje osoba, której upoważnienia/pełnomocnictwa udzielono, drugi egzemplarz składa się do akt osobowych pracownika, a trzeci egzemplarz pozostaje w rejestrze w Wydziale Organizacyjnym;

  2)  osobie niebędącej pracownikiem Starostwa lub jednostki organizacyjnej sporządza się je w 2 egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz jest przekazywany osobie upoważnionej, drugi egzemplarz pozostaje w rejestrze w Wydziale Organizacyjnym.
11. Osoba, której udzielono upoważnienia/ pełnomocnictwa potwierdza przyjęcie delegowanych uprawnień własnoręcznym podpisem i wpisuje datę przyjęcia uprawnień.
§ 4. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa i dyrektorzy powiatowych jednostek organizacyjnych w przypadku potrzeby cofnięcia udzielonego upoważnienia/pełnomocnictwa, zobowiązani są do wystąpienia do Starosty Świeckiego z wnioskiem o odwołanie upoważnienia/pełnomocnictwa (załącznik nr 2).

§ 5.1. Wydział Organizacyjny prowadzi rejestr upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Starostę Świeckiego.
2.Rejestr upoważnień i pełnomocnictw zawiera w szczególności następujące dane:
1) numer upoważnienia lub pełnomocnictwa;
2) datę udzielenia upoważnienia lub pełnomocnictwa;
3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, której udzielono upoważnienia lub pełnomocnictwa;
4) zwięzłe określenie zakresu upoważnienia lub pełnomocnictwa;
5) termin, na jaki udzielono upoważnienia lub pełnomocnictwa;
6) datę odwołania lub wygaśnięcia upoważnienia lub pełnomocnictwa.
3. W przypadku gdy upoważnienie/pełnomocnictwo zostało udzielone pracownikowi Starostwa, Wydział Organizacyjny ma obowiązek przekazać 1 egzemplarz upoważnienia/ pełnomocnictwa do pracownika d/s kadr w celu załączenia do akt osobowych pracownika.

§ 6.1. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa i dyrektorzy powiatowych jednostek organizacyjnych są zobowiązani do bieżącej weryfikacji i aktualizacji obowiązywania upoważnień /pełnomocnictw udzielonych:
1) im samym;
2) podległym pracownikom.
2. Obowiązek wynikający z ust.1 dotyczy również pozostałych osób, którym udzielono upoważnienia/pełnomocnictw

§ 7.1.Upoważnienia/pełnomocnictwa wygasają wraz:
1) z upływem terminu na jaki zostały udzielone;
2) z terminem zrealizowania zadania wynikającego z upoważnienia/pełnomocnictwa;
3) wraz ze zmianą stanowiska pracy lub komórki organizacyjnej, w której osoba jest zatrudniona;
4) z ustaniem stosunku pracy.
2. W przypadku cofnięcia lub wygaśnięcia upoważnienia/pełnomocnictwa, osoba upoważniona zobowiązana jest zwrócić upoważnienie/pełnomocnictwo do Wydziału Organizacyjnego.
3) Nadzór nad realizacją obowiązku ustalonego w ust. 2 sprawują osoby, na których wniosek udzielono upoważnienia/pełnomocnictwa.

§ 8. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych do stosowania i przestrzegania niniejszej procedury oraz zapoznania z nią podległych pracowników.

§ 9. Zachowują moc upoważnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Starostę przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2020 roku.

STAROSTA

Barbara Studzińska